بهشت دل

من می نویسم به امید اینکه روزی عابر ناشناسی از این کوچه بگذرد و احساس کند پاسخ سوالش را یافته یا لااقل در این کره ی خاکی یکی هست که مثل او فکر می کند

آداب ایمیل نویسی
ساعت ۳:۱۸ ‎ق.ظ روز ٢٧ آبان ۱۳۸۳  کلمات کلیدی: اخلاق

این هفته سخنرانی کوتاهی داشتم با عنوان What is a Good Email که بسیار مورد توجه شنوندگان قرار گرفت. قضیه از آنجا شروع شد که پس از آمدن به سرزمین برف تعداد ایمیل هایم بصورت تصاعدی بالا رفت. من دو mail box در یاهو و سرور دانشکده دارم که بطور متوسط ۱۰ ایمیل از هرکدام دریافت می‌کنم. به این تعداد باید ایمیل های بیهوده و spamها را هم اضافه کنید. پاسخگویی به ایمیلها وقت زیادی از من می‌گرفت٬ بتدریج حس کردم که در مدیریت ایمیل ها دچار مشکل شده‌ام و دیگران هم چنین مشکلی دارند.  ایده‌هایی به ذهنم رسید که با خانم Judi Jewinski یکی از استادانم که فوق‌العاده انسان دقیق و متبحری است در میان گذاشتم. ایشان پیشنهاد دادند که ایده‌ها را در قالب سخنرانی کوتاهی جمع کنم و در بهار سال بعد کار مفصل تری را با هم شروع کنیم. بد نیست خلاصه‌ای از یافته‌هایم را (برای ثبت در تاریخ!) اینجا بنویسم.

 


پیش بینی می‌شود که تا سال ۲۰۰۶ روزانه ۶۰ میلیارد ایمیل در دنیا رد و بدل شود که بسیاری از اینها ایمیل های بیهوده و spamها هستند. بطور متوسط هر کارمند معمولی در آمریکا سالانه ۱۴۰۰ تا از این spamها دریافت خواهد کرد که هرکدام از آنها ۱ دلار  از کارایی او کم می‌کنند. برای مقابله با این معضل فیلترها و برنامه‌های نرم‌افزاری بسیاری در حال توسعه است. اما از آنجا که این برنامه‌ها بر اساس الگوریتمهای محدود و معینی عمل می‌کنند٬ ممکن است برخی از ایمیل‌های مفید را هم حذف کنند. لذا ما به عنوان فرستنده باید اصولی را رعایت کنیم که ایمیل ما از سطل آشغال سر در نیاورد.
در عین حال با گسترش اینترنت نه فقط تعداد ایمیل های بیهوده که تعداد  ایمیل های مفید هم در حال افزایش است و پدیده Email overload که دوست دارم آن را به غرقاب ایمیل ترجمه کنم در کمین همه ماست. باز هم به نظر من اگر هر نویسنده در نگارش و ارسال ایمیل اصولی را رعایت کند غرقاب ایمیل فروکش خواهد کرد.


۱- ایمیل یک رسانه مجازی دیداری است در کنار سایر رسانه‌ها مثل تلفن٬ نامه٬ فکس و ... از این رسانه باید به قدر ظرفیت آن کار کشید. متاسفانه بسیاری از ما کاری را که براحتی می‌توانیم با تلفن انجام دهیم به دلایلی مثل کاهلی یا ارزانی یا تصور سریعتر بودن با ایمیل انجام می‌دهیم٬ این موضوع باعث افزایش تعداد ایمیل ها می‌شود.

۲- وقتی می‌خواهید یک آدرس ایمیل برای خودتان درست کنید اسم واقعی را ثبت کنید و در آدرس هم از اسم واقعی خود استفاده کنید. من یکبار ایمیلی دریافت کردم که به جای اسم فرستنده XXX گذاشته شده بود! گیرنده وقتی بداند ایمیل از کجا آمده و فرستنده کیست قدرت انتخاب دارد و در عین حال خود را بیشتر ملزم به پاسخگویی می‌بیند. علاوه بر این ابهام در اسم و آدرس برای شخصیت فرستنده خوب نیست و او را انسانی پنهانکار و دوچهره معرفی می‌کند. 

۳- یک قسمت بسیار مهم در هر ایمیل Subject یا موضوع است چون اولین چیزی است که گیرنده می‌بیند. در صورتیکه ایمیل شما حاوی اطلاعات خاصی است به هیچوجه از عناوین کلی و مبهم مثل Hi, Salam, Emergency, Greeting, Re, News استفاده نکنید. بنا به تجربه من یک ترکیب معنی دار ۲یا ۳ کلمه‌ای برای Subject یا موضوع بسیار عالی است. مثلا اگر شماره تلفن دوستی را می‌خواهید بنویسید: your phone number . اگر می‌خواهید عکسی برای کسی بفرستید بنویسید: Just a Photo در اینصورت گیرنده می‌داند که این ایمیل ضروری نیست و می‌تواند سر فرصت آن را باز کند.

۴- سعی کنید ایمیل هایتان را کوتاه بنویسید. وقتی می‌خواهید به ایمیلی پاسخ دهید اگر یک بله یا خیر کفایت می‌کند لزومی ندارد که بیشتر بنویسید. من در ماه مبارک رمضان یک ایمیل ۸ سطری دریافت کردم که فرستنده سوالی را مطرح کرده بود و در عین حال ۳ سطر ابتدایی و ۲سطر انتهایی آن حاوی آرزوی قبولی طاعات و تعارفاتی از این دست بود...